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Colloque | Ville hôte

Critères d'éligibilité

Votre ville est intéressée à recevoir les membres de l’Association des communicateurs municipaux du Québec, dans le cadre de son colloque annuel? Voici les conditions auxquelles vous devez répondre.

1. Composition du comité organisateur

Le colloque annuel est orchestré par le comité organisateur de la ville hôte, lequel peut compter sur le soutien du coordonnateur et des membres du conseil d’administration de l’ACMQ. Obligatoirement, le comité organisateur de la ville hôte doit être présidé par un membre actif de l’Association des communicateurs municipaux du Québec. Seul un membre actif possède les qualités requises pour déposer une candidature visant à accueillir le colloque annuel de l’association. Un organisme touristique ou un centre de congrès ne peut soumettre de candidatures. Il peut toutefois faire partie du comité organisateur à titre de collaborateur.

2. Appui du conseil de ville

Toute candidature doit être accompagnée d’une lettre d’intention et d’une copie de résolution du conseil municipal de la ville, officialisant son intérêt à recevoir l’association et ses membres dans le cadre du colloque annuel.

3. Participation financière de la ville hôte

L’organisation du colloque et les frais afférents sont à la charge de l’ACMQ. Toutefois, la ville hôte doit s’engager à verser un montant de 3 000 $ plus taxes en guise de contribution financière, lequel sera versé à l’Association dans l’éventualité où la candidature est retenue. Cet engagement doit aussi être confirmé par résolution du conseil municipal de la ville.

4. Accès à un centre de congrès et à un lieu d'hébergement

Afin de recevoir les membres de l’ACMQ, la ville hôte doit compter sur son territoire un centre de congrès ou un hôtel pouvant accueillir jusqu’à 200 personnes durant les trois jours du colloque, et jusqu’à 300 personnes pour son gala annuel du jeudi soir. Un lieu d’hébergement de 175 chambres ou plus est nécessaire.

2. Date limite pour déposer une candidature

Toute candidature doit être transmise au conseil d’administration au moins 18 mois avant la tenue du colloque que la ville hôte souhaite organiser (au plus tard le 1er février).

Vous répondez à ces critères?

Déposez votre candidature en précisant :
1. Nom
2. Fonction
3. Coordonnées
4. Année où vous avez joint l'ACMQ en tant que membre
5. Ville, municipalité ou organisme municipal
6. Année du colloque que vous souhaitez organiser
7. Nom du lieu d’hébergement potentiel
8. Nom du centre de congrès potentiel

Accompagnez votre candidature d’une lettre d’intention et d’une résolution du conseil de ville (obligatoires).

Acheminez le tout par courriel : info@acmq.qc.ca

Étape suivante

Toute candidature sera analysée par le conseil d’administration de l’ACMQ. Si la candidature répond aux exigences, une visite préliminaire sera organisée afin de rencontrer le comité organisateur et visiter les lieux (centre de congrès et lieux d’hébergement potentiels).

Sélection

Le choix de la ville hôte est effectué par tous les membres du conseil d’administration de l’Association des communicateurs municipaux du Québec. À la suite de la visite, les membres analyseront les différents points en y annotant des commentaires. Advenant la possibilité que plus d'une ville ait soumis sa candidature, un système de pointage sera appliqué.

Une fois ce processus terminé, les membres du conseil d’administration communiqueront avec la ville sélectionnée afin d’officialiser le tout. Le dévoilement sera fait publiquement avec le support d’une vidéo promotionnelle lors du colloque annuel.

 

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